วันศุกร์ที่ 21 มีนาคม พ.ศ. 2551

Quiz#4: Human Resource Information System (HRIS)

***** Human Resource Information System (HRIS) ในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่าน อย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด*****



ในปัจจุบันการบริหาร และจัดการองค์กรที่ดีเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการเสริมสร้างศักยภาพขององค์กร ดังนั้นการบริหารทรัพยากรของมนุษย์ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งในการพัฒนาองค์กร และบุคลากรในองค์กรเพื่อให้องค์กรก้าวไปสู่ความสำเร็จ ดังนั้นการนำระบบ HRIS มาใช้ก็เพื่อช่วยในการบริหารจัดการเกี่ยวกับบุคลากรในองค์กร โดยใช้ทรัพยากรมนุษย์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยนำเทคโนโลยีของระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงาน ก่อให้เกิดข้อมูลสำหรับให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากร รองรับงานส่วนต่างๆของระบบงานบุคคล ตั้งแต่การเก็บข้อมูล ประวัติของพนักงาน ประวัติการมาทำงาน สถิติการลา สวัสดิการต่างๆ ที่พนักงานแต่ละคนได้รับประวัติการอบรมทั้งภายในและภายนอกองค์กร ตลอดจนการประมวลผลเงินเดือนที่มีความถูกต้องแม่นยำ สามารถจัดเก็บข้อมูลเงินเดือน ส่งให้ธนาคารต่าง ๆ ได้สำหรับกิจการที่จ่ายเงินเดือนพนักงานโดยผ่านธนาคาร เช่น e-Banking เป็นต้น ข้อมูล ภงด.1, ภงด.1ก สามารถนำข้อมูลออกจากระบบในรูปแบบของ File ลงแผ่นดิสก์ ส่งสรรพากรหลังจากประมวลผลเงินเดือน หรือหากต้องการข้อมูลในรูปแบบของรายงาน ระบบ HRIS ที่เราเลือกมาใช้ ต้องมีรายงานราชการต่าง ๆ ที่แต่ละองค์กรสามารถพิมพ์ และนำส่งได้ทันที เช่น รายงานนำส่งเงินสมทบ (สปส.) ภงด.1, ภงด.1ก และ ภงด.91 เป็นต้น

จากกรณีศึกษาบริษัทมีพนักงานมากกว่า 10000 คน อีกทั้งยังมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาคของประเทศ ดังนั้นการที่บริษัทจะนำระบบ HRIS มาประยุกต์ใช้เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น เรามีความจำเป็นที่จะต้องเลือกระบบ HRIS ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP มาใช้ให้ตรงกับวัตถุประสงค์ เพื่อสนองตอบความต้องการของผู้บริหารของบริษัท ก่อนอื่นเราต้องมาดูเป้าหมายของผู้บริหารก่อนว่าต้องการอย่างไร เช่น ผู้บริหารมีความต้องการให้ระบบสามารถสนองตอบความต้องการดังนี้

  • ต้องเป็นผู้ดำเนินการเกี่ยวกับ การบริหารองค์ความรู้ (Knowledge Management) องค์กร
  • ต้องมีความสามารถในการคัดเลือกบุคลากรที่มีศักยภาพสูงเข้าทำงาน (Strong Candidate selection)
  • ต้องสามารถวางแผนด้านบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ (Work Force Planning)
  • ต้องสามารถเป็นที่ปรึษาทางด้านกลยุทธ์ (Strategic Consultant)
  • ช่วยสนับสนุนในการตัดสินใจของไลน์ (Line Management Decision Support)
  • เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา (Continuous Change Management)
  • เป็นผู้ทำให้วิสัยทัศน์ขององค์กรไปในทิศทางเดียวกัน (Vision & Value Alignment)
  • เป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงแบบถอนรากถอนโคน (Leadership Transformation)
  • ช่วยรักษาคนเก่ง ให้อยู่ทำงานกับองค์กร (Key Talent Retention)
  • ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและรักองค์กร (Employee Engagement)

เมื่อเราทราบความต้องการของผู้บริหารแล้ว เราก็มาทำการเลือกโปรแกรม (Software) ที่จะนำมาใช้เพื่อตอบสนองความต้องการและสามารถนำมาใช้เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยการเลือก ระบบที่เป็น Web Base และมีเลือกใช้ระบบฐานข้อมูลของ Microsoft SQL เพื่อประโยชน์ในการใช้งานที่คล่องตัว โดยผ่านทาง Internet ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรวดเร็ว อีกทั้งมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดี

เมื่อเลือกได้แล้ว เราก็ต้องมากำหนดสิ่งที่เราต้องการในตัวโปรแกรมว่าต้องมีโมดูลอะไรบ้าง เพื่อที่จะสามารถรองรับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ของบริษัทเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นเราจึงได้เลือกโมดูลที่อยู่ในตัวโปรแกรมที่จะใช้งานดังภาพต่อไปนี้คือ




การนำตัวโปรแกรมมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ดังนี้คือ

Organization


เป็นระบบที่จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวกับองค์กร โดยระบบนี้จะเป็นพื้นฐานอย่างแรกในการกำหนดข้อมูลซึ่งในแต่ละองค์กรจะมีระบบโครงสร้างที่แตกต่างกันไป ดังนั้นเราจึงจำเป็นต้องมีการพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่เพื่อรองรับความยืดหยุ่นกับผู้ใช้ ซึ่งสามารถจัด Organize ภายในองค์กรได้อย่างอิสระที่จะกำหนดโครงสร้างองค์กรเอง เพราะว่าองค์กรของเรานั้นมีอยู่ทั่วทุกภาคของประเทศ ทำให้เรามีความจำเป็นต้องสร้างข้อมูลในแต่ละสาขา ซึ่งระบบจะแสดง Organize Chart ให้ตามที่ผู้ใช้ได้กำหนดไว้ รวมถึง Job Description ของพนักงานแต่ละตำแหน่ง อัตราการหักเงินประกันสังคม อัตราการหักกองทุนเงินทดแทนที่จะต้องนำค่าจ้างทั้งปีและอัตราเงินสมทบไปแสดงใน กท.20 ก.ในระบบ Payroll และรองรับในกรณีที่บริษัทมีกองทุนสำรองมากกว่า 1 กองทุน เพื่อจัดสรรแต่ละกองทุนกับพนักงานแต่ละคนซึ่งข้อมูลองค์กรต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้จะนำไปใช้งานกับระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลดังต่อไปนี้คือ


  • สามารถจัดโครงสร้างและแสดงแผนผังของบริษัทได้
  • สามารถกำหนดรหัสสาขา รหัสฝ่าย รหัสแผนก รหัสตำแหน่งของพนักงานได้ไม่จำกัด
  • สามารถบันทึก Job Description ของแต่ละตำแหน่งได้อย่างละเอียด
  • สามารถกำหนดค่าความสามารถของพนักงานได้ เช่น ภาษา, พิมพ์ดีด, คอมพิวเตอร์
  • สามารถกำหนดรหัสรายได้, รหัสรายการหักได้ตามความต้องการ
  • สามารถกำหนดรายได้ รายหัก เลือกได้ว่าจะคิดภาษีหรือไม่คิดภาษี
  • สามารถกำหนดเกณฑ์การหักภาษี ณ ที่จ่าย, ประกันสังคม
  • สามารถกำหนดประเภท OT ได้ไม่จำกัดรูปแบบ
  • สามารถกำหนดประเภทการลาได้ไม่จำกัด
  • รองรับการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร ต่าง ๆ
  • สามารถกำหนดวิธีการคำนวณภาษีได้ว่าจะเป็นแบบปรับเองตามเดือน หรือแบบคงที่
  • สามารถกำหนดเงื่อนไขจำนวนวันทดลองงานได้
  • สามารถกำหนดนโยบายการปัดเศษสตางค์ ได้
  • สามารถปรับเปลี่ยนอัตราภาษี ประกันสังคมได้เอง กรณีมีการกฎหมายเปลี่ยนแปลง
  • สามารถกำหนดงวดการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ได้สูงสุด 60 งวดต่อปี
  • สามารถกำหนดงวดการจ่ายเงินได้ทั้งงวดประจำอาทิ งวดรายเดือน รายสัปดาห์และเป็นการจ่ายงวดพิเศษ เช่น ออกโบนัสครึ่งปี เป็นต้น

รายงานระบบโครงสร้างบริษัท

เมื่อเราได้กำหนดข้อมูลต่าง ๆ ในโมดูลนี้แล้ว เราก็จะสามารถพิมพ์รายงานต่าง ๆ ออกมาได้ดังตัวอย่างต่อไปนี้

  • รายงานข้อมูลสาขา
  • รายงานข้อมูลฝ่าย
  • รายงานข้อมูลแผนก
  • รายงานข้อมูลแผนกของแต่ละฝ่าย
  • รายงานข้อมูลตำแหน่ง
  • รายงานข้อมูลรายได้
  • รายงานข้อมูลรายหัก
  • รายงานข้อมูลผังบัญชี
  • รายงานข้อมูลกลุ่มพนักงาน
  • รายงานข้อมูลธนาคาร
  • รายงานข้อมูลการลา
  • รายงานข้อมูลทั่วไป
  • รายงานข้อมูลความสามารถทั่วไป
  • รายงาน Job Description ของแต่ละตำแหน่ง
  • รายงานภาษีและค่าลดหย่อน
  • รายงานข้อมูลกลุ่มผู้ใช้

Personnel

เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวกัพนักงาน เช่น ข้อมูลส่วนตัว ข้อมูลรายได้/รายหัก บุคคลค้ำประกัน ประวัติการศึกษาประสบการณ์การทำงาน ความสามารถ ประวัติการรักษาพยาบาล รวมถึงโรคประจำตัว ข้อมูลทางครอบครัว ที่อยู่อาศัย ค่าลดหย่อน ประกันสังคม และการกำหนดเงื่อนไขการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลากหลาย การคำนวณวันทดลองงาน/อายุงานให้อัตโนมัติ การรับ-จ่ายบัตรพนักงาน การปรับตำแหน่งและเงินเดือนรายบุคคล หรือแบบกลุ่มและจะคำนวณเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินให้อัตโนมัติ รวมถึงการกำหนดจ่ายเงินเดือนได้มากกว่า 1 ธนาคารให้พนักงานรายบุคคล หรือรายกลุ่มทั้งนี้ยังมีการจัดเก็บระบบข้อมูลที่ดีซึ่งผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่าง อิสระง่ายต่อการใช้งาน สะดวก และรวดเร็ว เช่น พนักงานที่ลาออกไปแล้วกลับเข้ามาทำงานใหม่โดยไม่ต้องบันทึกประวัติใหม่ การตรวจสอบ พนักงานครบสัญญาจ้างงานหรือต่อสัญญาจ้างงานใหม่โดยอ้างอิงจากสัญญาเดิม โดยจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้คือ

  • สามารถเก็บประวัติของพนักงานได้โดยละเอียด เช่น ประวัติการศึกษา, ประสบการณ์การทำงาน, โรคประจำตัว, ข้อมูลทางครอบครัว, บุคคลค้ำประกัน, ข้อมูลรายได้/รายหัก, ความสามารถ, สถานะภาพส่วนตัว, ค่าลดหย่อน, ประกันสังคม/สะสมกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, ที่อยู่อาศัย, รายได้, ประวัติการรักษาพยาบาล และข้อมูลอื่น ๆ
  • สามารถบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับสัญญาจ้าง, สัญญาการค้ำประกัน
  • สามารถบันทึกการปรับตำแหน่ง และเงินเดือน เป็นกลุ่มได้
  • สามารถกำหนดประเภทพนักงานเป็นพนักงานประเภทเงินเดือน, ค่าแรงรายวัน, ค่าแรงรายชั่วโมง
  • สามารถบันทึกผลงานดีเด่น หรือการทำผิดทางวินัย / ลงโทษของพนักงาน
  • สามารถบันทึกการพักงานพนักงาน และการยกเลิกการพักงาน
  • สามารถเก็บแฟ้มประวัติพนักงานรายวัน, ประจำหรือทดลองงาน
  • สามารถพิมพ์รายงานทะเบียนลูกจ้างตามกฎกระทรวงมหาดไทยได้
  • สามารถกำหนดกองทุนสำรองเลี้ยงชีพของพนักงานได้
  • สามารถพิมพ์รายงานประวัติพนักงาน ที่มีรูปภาพของพนักงานได้
  • สามารถบันทึกการลาออก / เกษียณ ของพนักงาน

รายงานระบบทะเบียนประวัติพนักงาน


ในทะเบียนประวิตินี้ พนักงานยังสามารถพิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นของตัวเองได้ตามสิทธิที่ได้ถูกกำหนดไว้แล้วดังนี้

· รายงานพนักงานเข้าใหม่
· รายงานพนักงานที่มีโรคประจำตัว
· รายงานประวัติพนักงาน
· รายงานพนักงานที่มีผลงานดีเด่น
· รายงานประวัติพนักงานแบบละเอียด
· รายงานพนักงานที่ถูกทำโทษทางวินัย
· หนังสือสัญญาจ้างงาน
· รายงานพักงานพนักงาน
· รายงานสัญญาจ้างงาน
· รายงานยกเลิกพักงานพนักงาน
· รายงานพนักงานที่เริ่มสัญญาจ้าง
· รายงานพนักงานลาออก/เกษียณ
· รายงานพนักงานที่หมดสัญญาจ้าง
· รายงานการปรับตำแหน่งและเงินเดือน
· หนังสือสัญญาค้ำประกัน
· รายงานการปรับเงินเดือนของพนักงาน
· รายงานสัญญาค้ำประกัน
· รายงานประวัติการทำงานพนักงาน
· รายงานอัตราจ้าง
· รายงานทะเบียนลูกจ้างตามประกาศกระทรวงมหาดไทย
· รายงานเงินเดือนและรายได้ประจำอื่น
· รายงานรายละเอียดทั่วไปของพนักงาน
· รายงานพนักงานครบทดลองงาน
· รายงานรายชื่อพนักงาน
· รายงานพนักงานอยู่ระหว่างทดลองงาน
· รายงานประเมินผลงานพนักงาน
· รายงานครบรอบวันเกิดของพนักงาน
· ฟอร์มข้อมูลพนักงาน
· รายงานจำนวนพนักงานของแต่ละหน่วยงาน
· รายงานการอนุมัติ
· รายงานที่อยู่ของพนักงาน
· รายงานทะเบียนลูกจ้างตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน
· รายงานประวัติการศึกษา
· รายงานอายุการทำงานของพนักงาน
· รายงานข้อมูลความสามารถของพนักงาน

ระบบเงินเดือน (Payroll System)

ระบบเงินเดือน เพื่อช่วยในการจัดการเกี่ยวกับการคำนวณเงินเดือนพนักงาน คิดคำนวณภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ ให้มีความถูกต้องแม่นยำ ความรวดเร็ว โดยสามารถแบ่งรูปแบบองค์กรเป็นสาขา /โครงการ/แผนงาน/แผนก/ฝ่าย และแบ่งตำแหน่งงาน หรือระดับพนักงานได้สามารถกำหนดเงินได้ เงินหัก และรหัสประเภท OT ได้ไม่จำกัด โดยสามารถ ระบุได้ว่ารายได้นั้น ๆ นำไปรวมเพื่อคิดภาษี ประ กันสังคมและกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รองรับการคิดคำนวณภาษีแบบเหมาจ่ายทุกประเภท เพื่อนำส่ง ภงด.3 และการคำนวณค่าแรงเป็น JOB COST สามารถพิมพ์รายงานส่งหน่วยงานราชการ และรายงานที่ใช้งานในบริษัทด้วย

  • ระบบที่ใช้สำหรับทำการประมวลผลเงินเดือนและค่าแรง(รายได้/รายหัก)ที่จ่ายให้กับพนักงาน
  • สามารถทำการตรวจสอบผลการคำนวณในแต่ละงวดได้โดยทันที โดยจะมีรายละเอียดแจกแจงให้ทราบทั้งหมด
  • สามารถแก้ไขข้อมูลที่คำนวณแล้ว และทำการคำนวณให้ใหม่ได้ทันที
  • สามารถบันทึกข้อมูลลงแผ่นดิสก์ส่งธนาคาร หากมีการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร
  • สามารถบันทึกข้อมูลลงแผ่นดิสก์ส่งสำนักงานประกันสังคม
  • สามารถบันทึกขอมูล ภ.ง.ด 1 , ภ.ง.ด 1ก ลงแผ่นดิสก์ส่งสรรพากรได้
  • สามารถพิมพ์หนังสือรับรองเงินเดือน หรือหนังสือรับรองการผ่านงานได้
  • สามารถเก็บยอดสะสม รายได้ รายหัก ของพนักงานทุกงวดในปีภาษี
  • สามารถปริ้นซ์ ใบรับเงินเดือน (Pay Slip) ออกจากโปรแกรมได้
  • สามารถพิมพ์รายงานสรุปเงินเดือน ค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และค่าใช้จ่ายอื่นๆเพื่อลงบัญชีได้
  • สามารถ Post รายการบัญชีสู่ระบบ GL ของโปรแกรมบัญชีได้
  • สามารถเลือกประมวลผลหรือคำนวณรายได้ รายการหักของเงินเดือนของพนักงานทั้งหมด พนักงานบาง ส่วนหรือเฉพาะกลุ่มบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวนครั้งจนกว่าจะมีการปิดงวดการจ่ายเงิน ระบบจะทำการเปลี่ยน งวดการจ่ายเงินโดยอัตโนมัติ

รายงานระบบเงินเดือน (ภายใน)

คือผู้ใช้สามารถที่จะพิมพ์ข้อมูลออกมาในรูปแบบของรายงานได้ตามต้องการ

o รายงานข้อมูลภาษีของพนักงาน
o รายงานรายได้-รายหัก และภาษีของพนักงาน
o รายงานสรุปเงินเดือนและค่าจ้าง(รายได้-รายหัก)
o รายงานการจ่ายเงินเดือนและค่าจ้างผ่านธนาคาร
o รายงานทะเบียนรายได้พนักงาน
o รายงานบัญชีเงินเดือนพนักงาน
o รายงานการจ่ายเงินเดือน และค่าจ้างเงินสด
o แบบฟอร์มลายเซ็นต์รับเงินและค่าจ้าง
o รายงานสรุปค่าล่วงเวลา
o รายงานยอดสะสมเงินเดือนและค่าจ้างประจำเดือน
o รายงานตรวจสอบการคำนวณ
o รายงานสรุปกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
o รายงานการแจ้งการขอเบิกเงินเดือนและค่าจ้าง
o รายงานการจ่ายเงินได้อื่นและเงินหัก
o รายงานการจ่ายค่าล่วงเวลา
o รายงานประกันสังคมเปรียบเทียบ 12 เดือน
o รายงานภาษีเปรียบเทียบ 12 เดือน
o หนังสือรับรองเงินเดือน
o หนังสือรับรองการผ่านงาน
o รายงานค่าจ้างประจำปี(สมทบกองทุนเงินทดลอง)
o รายงานค่าจ้างเปรียบเทียบ 12 เดือน

รายงานระบบเงินเดือน (ทางราชการ)

เมื่อผู้ใช้ต้องการข้อมูลไปใช้กับทางราชการ ก็สามารถที่จะพิมพ์ข้อมูลออกมาในรูปแบบของทางราชการเพื่อนำไปใช้ต่อไปได้ โดยไม่ต้องนำข้อมูลไปพิมพ์ใหม่อีกรอบหนึ่ง

§ ภงด. 1 / ภงด. 1 ก (ใบต่อและในปะหน้า)
§ สปส.1-10 (ส่วนที่ 1 )
§ สปส.1-10 (ส่วนที่ 1) กรณียื่นรวมสาขา
§ สปส.1-10 (ส่วนที่ 2)
§ สปส.1-02 / สปส.1-03
§ แบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภงด.1
§ ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภงด.91)
§ หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย
§ หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (แบบแยกฉบับ)
§ ทะเบียนผู้ประกันตน
§ แบบแจ้งการรับผู้ประกันตนเข้างาน
§ หนังสือแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน
§ หนังสือรับรองการหักลดหย่อนบิดามารดา

Time Attendance

เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารและควบคุมเวลาในการทำงานของพนักงาน ตลอดจนการประมวลผลเวลาเพื่อส่งข้อมูลเข้าระบบ Payroll ในการคำนวณการจ่ายเงินไม่ว่าจะเป็นเงื่อนไขในเรื่องของการหักขาดงานมาสายและการจ่ายเบี้ยขยันต่างๆ และรองรับ Format เครื่องรูดบัตรได้ทุกรุ่นทุกยี่ห้อ ซึ่งพนักสามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานของแต่ละคนได้เอง รวมไปถึงการกำหนดรูปแบบตารางการทำงานได้ตามความต้องการหรือตามอัตโนมัติ, การกำหนดกะงาน, การหมุนกะงาน, การควงกะงาน, การเปลี่ยนหรือแลกกะงาน และค่าล่วงเวลาต่างๆรวมถึงเงื่อนไขในการลาทุกประเภทให้กับพนักงาน เป็นรายบุคคลหรือแบบกลุ่มโดยระบบจะตรวจสอบข้อมูลที่มี การผูกเงื่อนไขกันไว้ได้อย่างถูกต้อง และมีความแม่นยำในการประมวลผลสูตรในการคำนวณกะการทำงานในวันเดียวกัน หรือข้ามวันและมีระบบป้องกันหรือแจ้งเตือนกรณีเกิดความผิดพลาด จากผู้ใช้ได้เป็นอย่างดี โดยมีข้อมูลดังต่อไปนี้คือ

ระบบควบคุมเวลาการทำงาน (Time Attendance System)

เป็นระบบที่ใช้สำหรับควบคุมเวลาการทำงานของพนักงาน

  • สามารถใช้กับเครื่องสแกนนิ้วมือและเครื่องรูดบัตรได้ ทุกรุ่น ทุกยี่ห้อ
  • บันทึกพนักงานยกเว้นการรูดบัตร และ บันทึกการออกบัตรแทน และสามารถบันทึกเหตุผลการไม่รูดบัตร
  • สามารถกำหนดตารางการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้
  • สามารถปรับปรุงเวลาการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้ เช่น แลกกะ, แลกวันหยุด, เปลี่ยนกะ, เปลี่ยนวันหยุด, โอนกะ, ปรับเวลาการเข้าทำงาน, บันทึกเวลาที่ลืมรูดบัตร
  • สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • สามารถวางแผนการทำงานของพนักงานล่วงหน้า สำหรับพนักงานที่เข้างานเป็นกะทั้งที่มีแผนงานแน่นอนและพนักงานที่มีแผนงานไม่แน่นอนได้
  • เก็บสถิติการลาแต่ละประเภท ของพนักงานแต่ละคน
  • กำหนดวันหยุดประจำปี หรือวันหยุดเฉพาะของบริษัทได้
  • บันทึกการขอทำงานล่วงวลา
  • บันทึกการขออนุมัติลา
  • บันทึกการอนุมัติการลา
  • บันทึกขาด/ลา/มาสาย และบันทึกขอทำงานล่วงเวลา
  • สามารถนำข้อมูลเวลาที่ผ่านการทำงานในระบบนี้ ประมวลผลเข้าสู่ระบบเงินเดือน เพื่อคำนวณเงินเดือนได้

รายงานระบบควบคุมเวลาการทำงาน

  • รายงานการทำงานแต่ละกะ
  • รายงานขอทำงานล่วงเวลา
  • รายงานสรุปการทำงานล่วงเวลา
  • รายงานวันหยุดประจำปี
  • รายงานจำนวนวันอนุญาตลาพนักงาน
  • รายงานขออนุมัติลา
  • รายงานการอนุมัติลา
  • รายงานข้อมูลการลา
  • รายงานการออกบัตรแทน
  • รายงานการลา ขาด สาย
  • รายงานเข้า-ออก การทำงานพนักงาน
  • รายงานการมาทำงานของพนักงาน
  • รายงานการรูดบัตรของพนักงาน
  • รายงานเหตุผลการไม่รูดบัตร
  • รายงานพนักงานยกเว้นการรูดบัตร
  • รายงานรายละเอียดเครื่องรูดบัตร
  • รายงานจำนวนวันลาคงเหลือ

ระบบสวัสดิการพนักงาน (Welfare System)

ระบบเกี่ยวกับสวัสดิการที่บริษัทให้กับพนักงาน นอกเหนือจากเงินค่าจ้างและค่าแรงงาน



  • สามารถบันทึกรับคืนเงินกู้พนักงาน ได้ทั้งแแบบเงินสดและหักจากเงินเดือน (พร้อมค่าจ้าง)
  • สามารถบันทึกเบิกเงินล่วงหน้า และรับคืนจากเบิกเงินล่วงหน้า
  • สามารถบันทึกเบิกจ่ายสวัสดิการค่าเล่าเรียนบุตร
  • สามารถบันทึกเบิกจ่ายสวัสดิการค่ารักษาพยาบาล
  • สามารถบันทึกการถือครองสินทรัพย์ของพนักงาน
  • สามารถสรุปการสั่งจ่ายเงินกู้พนักงาน
  • สามารถสรุปยอดค้างชำระเงินกู้
  • สามารถสรุปพนักงานที่ชำระคืนเงินกู้ครบ
  • สามารถสรุปการกู้เงินของพนักงาน

รายงานระบบสวัสดิการพนักงาน

  • รายงานการขอกู้เงิน
  • รายงานการอนุมัติเงินกู้
  • รายงานการสั่งจ่ายเงินกู้พนักงาน
  • รายงานการรับคืนเงินกู้
  • รายงานยอดค้างชำระเงินกู้
  • รายงานสรุปพนักงานที่ชำระเงินกู้ครบ
  • สรุปการกู้เงินของพนักงาน
  • รายงานการเบิกเงินล่วงหน้า
  • รายงานการรับคืนเบิกเงินล่วงหน้า
  • รายงานการเบิกค่าเล่าเรียนบุตร
  • รายงานจ่ายค่าเล่าเรียนบุตร
  • รายงานการเบิกค่ารักษาพยาบาล
  • รายงานจ่ายเงินค่ารักษาพยาบาล
  • รายงานการถือครองสินทรัพย์
  • รายงานสรุปค่าใช้จ่ายสวัสดิการ

ระบบการอบรม (Training System)

เป็นระบบที่ช่วยเก็บประวัติการฝึกอบรม ดูงาน ประชุม/สัมมนา ทั้งภายในและภายนอกขององค์กร ทำให้การจัดหลักสูตรและประเมินผลมีประสิทธิภาพ


  • แยกออกเป็นหลักสูตรชัดเจน ได้แก่ การดูงาน ,การประชุม/สัมมนา ,การอบรม
  • สามารถบันทึกผู้เข้าร่วมการดูงาน, การประชุม/สัมมนา, การอบรม ได้เหมาะสมกับหัวข้อนั้นๆ
  • สามารถบันทึกรายละเอียดค่าใช้จ่ายในการจัดการดำเนินการหลักสูตรนั้นๆ เพื่อบันทึกไว้สำหรับการตัดสินใจในการจัดหลักสูตรต่อๆไปในอนาคต
  • สามารถบันทึกรายละเอียดตารางการดำเนินงานของหัวข้อการดูงาน, การประชุม/สัมมนา, การอบรม
  • สามารถกำหนดหัวข้อที่ต้องการประเมิน
  • สามารถบันทึกการประเมินผลหัวข้อเรื่องที่ได้ดูงาน, ประชุม/สัมมนา หรือ อบรม ภายหลังเสร็จสิ้นการดำเนินการหลักสูตรนั้นๆ เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุดสำหรับการจัดหลักสูตรนั้นๆ
    แยกการประเมินผลหลักสูตรแต่ละหลักสูตรออกจากกันเป็น การประเมินผลการดูงาน, การประเมินผลการประชุม/สัมมนา และ การประเมินผลการดูงาน ทำให้การประเมินผลแต่ละหลักสูตรมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
  • การแสดงรายงานที่ช่วยในการในการติดตามความคืบหน้าได้ว่าพนักงานคนใด ได้เข้าร่วมหลักสูตรใดบ้างแล้ว และยังไม่ได้เข้าร่วมหลักสูตรใดอีกบ้าง

รายงานระบบฝึกอบรมพนักงาน

· รายงานรายละเอียดหัวข้อการฝึกอบรม
· รายงานประเมินผลการฝึกอบรม
· รายงานการประชุม/สัมมนาของพนักงาน
· รายงานรายละเอียดหัวข้อการประชุม/สัมมนา
· รายงานประเมินผลการประชุม/สัมมนา
· รายงานการดูงานของพนักงาน
· รายงานรายละเอียดหัวข้อการดูงาน
· รายงานประเมินผลการดูงาน
· รายงานหัวข้อการประเมินผล
· รายงานค่าใช้จ่าย
· รายงานสรุปค่าใช้จ่าย
· รายงานสรุปค่าใช้จ่ายเปรียบเทียบกับพนักงาน
· รายงานแสดงการผ่านหลักสูตรของพนักงาน
· รายงานแสดงพนักงานยังไม่ผ่านหลักสูตร
· รายงานแบบแจ้งบัญชีรายชื่อลูกจ้าง
· รายงานแบบแจ้งบัญชีรายชื่อผู้รับการฝึกประจำปี
· รายงานใบลงทะเบียนผู้รับการฝึกอบรม


Approve Center

เป็นระบบที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขออนุมัติต่างๆ ซึ่งระบบสามารถเก็บรวบรวมราย การเอกสารการขออนุมัติของหน้าจอต่างๆ ที่รอการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ กำหนดสิทธิ์ในการอนุมัติสำหรับ User แต่ละคนว่า User คนใดสามารถอนุมัติที่หน้าจอใดได้บ้างและที่หน้าจอนั้นสามารถอนุมัติใครได้บ้าง, กำหนด Flow การอนุมัติได้เองว่าการอนุมัติแต่ละเรื่องจะให้อนุมัติกี่ระดับขั้น, ตรวจสอบติดตามสถานะของเอกสารแต่ละรายการได้ว่าปัจจุบันติดอยู่ที่ใคร หรือว่ากำลังรอใครอนุมัติ, สามารถกำหนดให้มีการแจ้งเตือนหลังจากที่ผู้อนุมัติได้ทำการ อนุมัติ เอกสารเรียบร้อยแล้วได้อีกด้วย


Resource Planning

ระบบการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในระบบ HRIS นั้นทำให้เราสามารถทราบข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นปัญหา ความต้องการ ทักษะ ความเคลื่อนไหวกำลังคน เป็นต้น ซึ่งจะนำไปถึงการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ และทำให้องค์กรสามารถดำเนินการในการพัฒนาเพื่อให้ได้มา ดังนี้คือ

  • ระบบ HRIS ในส่วนของ Resource Planning จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนพัฒนาการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประโยชน์อย่างสูดสุด กล่าวคือ เมื่อองค์กรได้มีการจัดเตรียมการวางแผนทรัพยากรมนุษย์อย่างเป็นระบบแล้ว ทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมในความจำเป็นในการใช้กำลังคนในแต่ละหน่วยงาน ซึ่งทำในองค์กรสามารถจัดหากำลังคนที่ดีมีคุณภาพตามความเหมาะสมของแต่ละหน่วยงานเข้ามาทำงาน ซึ่งทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการจัดการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ขององค์กร ซึงเราสามารถวิเคราะห์ได้จากข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูลกลางขององค์กร
  • การวางแผนทรัพยากรมนษย์ยังได้ช่วยให้สามารถจัดสรรกำลังคนให้กับองค์กรที่กำลังขยายงาน อย่างเหมาะสม โดยจัดสรรกำลังคนที่ดีมีคุณภาพเข้ามาร่วมงาน เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรได้อย่างประสิทธิผล ซึ่งการจัดการดังกล่าวจะทำให้คนกับงานมีความสอดคล้องกันอย่างเป็นระบบ อีกทั้งง่ายต่อการพัฒนาต่อไป เพราะเราสามารถทราบได้ว่าหน่วยงานไหนมีกำลังคนมากเกินไป หรือน้อยเกินไป ในแต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่มีความสามารถทางด้านใดบ้าง เป็นต้น
  • ทำให้กิจกรรมด้านทรัพยากรมนุษย์เป็นไปอย่างมีระบบและมีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน คือ การวิเคราะห์งาน การสรรหา การคัดเลือก การบรรจุ การจ่ายค่าตอบแทน การประเมินพนักงาน อีกทั้งการพัฒนาและฝึกอบรม ตลอดจนสวัสดิการต่าง ๆ ซึ่งองค์กรได้คำนึงถึงสิ่งที่กล่าวมาแล้ว และได้มีการวางแผนไว้เป็นอย่างดี ทำให้ไม่เกิดปัญหาการขาดแคลนบุคลากรในแต่หน่วยงาน เมื่อมีความต้องการเกิดขึ้น ทางองค์กรได้เตรียมแผนงานไว้เป็นอย่างดีแล้ว
  • ทำให้การจ้างพนักงานใหม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คือ ทางองค์กรได้มีการจัดเตรียมแผนงานในการสรรหาบุคลากรให้ทันต่อเวลา และมีคุณภาพ อีกทั้งมีความคุ้มค่าในเรื่องของค่าใช้จ่าย เนื่องจากว่าได้มีแผนงานไว้เป็นขั้นเป็นตอน ตามที่ได้ระบุไว้ในคู่มือระบบการสรรหาคน ตามระบบงานคุณภาพ ISO/IEC 17025 หรือ ISO 9000 ที่ทางองค์กรได้รับการรับรองจาก สำนักงานมาตรฐานอุตสาหกรรม
  • ส่งเสริมและพัฒนาโอกาสความเท่าเทียมกันของพนักงานในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กร โดยที่ทางองค์กรได้ระบุนโยบายไว้อย่างชัดเจน อีกทั้งยังมีระบบการพัฒนาบุคลากร และความเท่าเทียมกันไว้ในระบบคุณภาพ ISO/IEC 17025 หรือ ISO 9000 อย่างชัดเจน โดยมีการหมุนเวียนให้พนักงานได้เรียนรู้งานในแต่ละหน่วยงานอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนตำแหน่งได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วย อีกทั้งยังได้รับการปรับเลื่อนตำแหน่งได้ตามความเหมาะสมด้วยการประเมินผลงาน อีกทั้งยังได้รับการพัฒนาทักษะในด้านต่าง ๆ ตามที่ทางองค์กรได้จัดเตรียมไว้ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
  • เป็นแนวทางในการวางแผนจัดสรรกำลังคนเฉพาะทางที่จำเป็น เช่น ให้การสนับสนุนแก่สถาบันการศึกษาที่จะได้ผลิตกำลังคนให้สอดคล้องกับความต้องการของหน่วยงาน กล่าวคือ ทางองค์กรได้มีความร่วมมือกับสถาบันการศึกษา คือ วิทยาลัยเทคนิคสัตหีบ และ วิทยาลัยเทคนิคปทุมธานี เพื่อแจ้งให้ทราบว่าทางองค์กรของเรานั้นต้องการอัตรากำลังคนในสาขาวิชาเครื่องมือวัดในแต่ละปีเท่าไร อีกทั้งพร้อมที่จะอนุมัติการให้ทุนแก่นักศึกษาเพื่อเป็นการสร้างบุคลากรให้แก่องค์กรโดยตรง ซึ่งจะทำให้ทางองค์กรสามารถคาดการณ์ถึงความพอเพียงในอัตรากำลังคนที่ต้องการได้ ซึ่งจะทำให้องค์การได้บุคลากรที่ดี มีความรู้ความสามารถสอดคล้องกับความต้องการขององค์กรด้วย สิ่งที่กล่าวมานั้นเราได้มาจากฐานข้อมูลในระบบ HRIS ขององค์กร
  • ทำให้องค์การสามารถดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต คือ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์นั้น มีลักษณะเป็นระบบและเป็นกลไกที่ใช้ในการวางแผนและวิเคราะห์อย่างเป็นเหตุเป็นผล เพื่อให้ได้มาซึ่งบุคลากรที่ดีมีคุณภาพในสาขาต่าง ๆ ที่ต้องการ และให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรทั้งทางด้านเศรษฐกิจและเทคโนโลยี อีกทั้งให้ทันกับความต้องการขององค์กร เพื่อให้สามารถดำเนินงานขององค์กรให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่ได้วางเอาไว้
  • ทำให้องค์การมีแผนดำเนินการอย่างละเอียด คือ ทำให้องค์กรมีการดำเนินการด้านบุคลากรอย่างมีขั้นตอน เช่น การสรรหา การคัดเลือก การโอนย้าย การเลื่อนตำแหน่ง การออกจากงาน และกาฝึกอบรม เหล่านี้เป็นต้น ซึ่งแผนงานเหล่านี้จะทำให้องค์การได้ทรัพยากรบุคคลที่มีทั้งปริมาณและคุณภาพด้วย
  • ทำให้องค์การสามารถวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานในแต่ละกลุ่มงานและในแต่ละระดับได้ ซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีความพึงพอใจในการทำงานกับองค์กร
  • ทำให้องค์การทราบข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสมรรถนะของทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งจะทำให้องค์กรสามารถปรับการใช้กำลังคนให้ยืดหยุ่นตามสภาพการณ์ที่เปลี่ยนไปอย่างมีประสิทธิภาพ
  • เป็นสิ่งเชื่อมโยงระหว่างการบริหารทรัพยากรมนุษย์ให้เข้ากับกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ขององค์การ กล่าวคือ การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ดี สามารถช่วยบุคลากรในองค์กรปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรที่วางไว้อย่างมีประสิทธิผล เช่น การเชื่องโยงข้อมูลของ HRIS เข้ากับข้อมูลของ CRM และระบบบัญชีขององค์กรเป็นต้น

Management Information

เป็นระบบที่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลและ สรุปผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงานหรือกราฟต่าง ๆ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถนำไปใช้พิจารณาในการจัดทำงบประมาณหรือวางแผนต่างๆ ได้ซึ่งโปรแกรมสามารถจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายพนักงานประจำปีได้, ติดตามรายงานการใช้สวัสดิการมากที่สุด และ Cost ที่เกิดขึ้น, ออกรายงานวิเคราะห์จำนวนเงินที่พนักงานขอเบิก หรือ บริษัทจ่ายให้พนักงานไปเป็นรายปี, แสดงรายงานอัตรากำลังคนย้ายเข้า – ย้ายออกจากหน่วยงาน หรือ เข้างาน - ลาออก, เรียกดูรายงานวิเคราะห์ Cost ของการปรับเงินเดือนในแต่ละแผนกหรือหน่วยงานในแต่ละปี เพื่อนำไปใช้ในการกำหนดนโยบายกำลังคนในปีต่อไปและยังสามารถเรียกดูรายงานวิเคราะห์การประเมินผลงานของพนักงานในแต่ละปีได้

รายงานในระบบ MIS

  1. สถิติการลาแยกตามหน่วยงาน
  2. สถิติการลาแยกตามประเภทการลา
  3. อัตรากำลังคนแยกตามหน่วยงาน
  4. อัตรากำลังคนเปรียบเทียบอัตรากำลังคนมาตรฐาน
  5. อัตราความเคลื่อนไหวกำลังคน
  6. ข้อมูล Productivity แต่ละหน่วงาน
  7. ข้อมูลเปรียบเทียบ Productivity แต่ละหน่วยงาน
  8. ข้อมูล Cost แต่ละหน่วยงาน
  9. ข้อมูลเปรียบเทียบ Cost แต่ละหน่วยงาน
  10. ข้อมูลเปรียบเทียบสถิติการขาด ลา สาย แต่ละหน่วยงาน

Knowledge Management

เป็นระบบที่ช่วยในการบริหารองค์ความรู้ขององค์กร โดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาพนักงานที่มีความรู้ ความสามารถไม่อยู่ในบริษัท หรือลาออก ทุกปัญหา หรือทุกความรู้ สามารถเก็บลงในระบบนี้ได้ทั้งหมด ช่วยให้พนักงานที่เข้ามาใหม่สามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง ทั้งยังเป็นการเพิ่มศักยภาพของพนักงานเก่าให้มีความรู้ ความสามารถเพิ่มมากขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดทรัพยากรในการฝึกอบรม โดยผ่านเทคโนโลยีสมัยใหม่

ตัวอย่างในบริษัท การบินไทย ได้เริ่มมีการนำ KM เข้ามาใช้ในส่วนต่าง ๆ แล้ว เช่น ระบบ Aircrew คือวิธีการจัดตารางบิน หรือในระบบครัวการบินไทยก็เริ่มมีการเก็บสูตรอาหารไว้อย่างเป็นระบบ แต่ที่เป็นรูปธรรมแล้วคือในฝ่ายพัฒนาทรัพยากรการบิน โดยเริ่มจากการนำเอาระบบ pilot e-learning มาใช้ในการจัดหลักสูตรการเรียนของนักบิน นักบินทุกคนจะต้องมีการ update ข้อมูลทางการบินอยู่ตลอดเวลา อาทิ สภาพภูมิประเทศ สภาพอากาศ ข้อควรระวัง ข้อควรปฏิบัติในแต่ละสนามบิน ในรูปแบบ Multimedia เป็นการเรียนรู้งานจากระบบฐานข้อมูล มีขั้นตอนของการทำงาน มีกรณีตัวอย่างจากผู้มีประสบการณ์ นอกเหนือจากนั้นยังมีเครื่องบินจำลอง (simulator) ไว้ให้ทำการฝึกได้ทุกสนามบินใน network และตามความต้องการ มีสถานการณ์จำลองต่าง ๆ ให้ฝึกหัด ไม่ว่าจะเป็นเครื่องยนต์ดับ เครื่องไฟไหม้ การสูญเสีย pressurization เทคนิคการบินใน zone ต่าง ๆ ของโลก วิธีการ take off และ Landing ในทุกสถานการณ์ เทคนิคการตัดสินใจในสถานการณ์ต่าง ๆ ฯลฯ รวมถึงสถานการณ์ที่กัปตันอาจต้องดูแลในฐานะ Pilot in Command เช่น ผู้โดยสารเมา ผู้โดยสารป่วย ผู้โดยสารคลอดบุตร และปัญหาต่าง ๆ ซึ่งได้รวบรวมไว้อย่างเป็นระบบใน syllabus ของแต่ละ aircraft type เป็นทั้ง แบบ text, multimedia และ visual นักบินสามารถเข้าไป search ดูได้โดย login เข้าไปในระบบใส่ personal number และ password เลือก function ตามที่ต้องการทราบ ประโยชน์คือ ครูผู้ฝึกก็จะสามารถติดตาม tracking ได้ว่านักบินคนใดเข้าศึกษาในระบบกี่ชั่วโมง ครบชั่วที่ required ใน syllabus หรือไม่ รวมทั้งตรวจสอบความรู้ของนักบินได้จากคำถามที่ให้ตอบว่านักบินเข้าใจหรือไม่ เป็นต้น ระบบจะสามารถสรุปผลให้กับหน่วยงานได้เป็นรายสัปดาห์ ทำให้สามารถติดตามการเรียนรู้ของนักบินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อจะได้ดูว่านักบินคนใดต้องเพิ่มเติมความรู้ในด้านที่บกพร่อง เป็นการเพิ่มศักยภาพของการทำการบินให้ทำการบินให้ได้อย่างน้อยเท่ากับมาตรฐานสากลหรือสูงกว่า ทั้งนี้ระบบสามารถเชื่อมต่อไปยัง ERP ของบริษัทได้เพื่อดูว่านักบินคนใดมีศักยภาพที่จะพัฒนาให้ไปทำงานในหน้าที่ในด้านบริหารอื่น หรือเป็นครูฝึกได้ในอนาคต เป็นข้อมูลที่เก็บไว้ใน database ของพนักงาน เป็นต้น

Audit & Internal Control

เป็นระบบการตรวจสอบข้อมูล และการควบคุมภายในเพื่อให้สามารถที่จะทำการตรวจสอบข้อมูลของกิจการให้มีความถูกต้อง และช่วยควบคุมระบบการทำงานของกิจการให้มีการทำงานที่เป็นระบบ มีการควบคุมภายในที่ดีได้ หรือแม้แต่ระดับผู้บริหารเอง ก็ยังสามารถตรวจสอบข้อมูลภายในของกิจการ ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการทุจริตภายในองค์กร เช่น ฝ่ายบัญชี สามารถทำการตรวจสอบระบบ Payroll ในแต่ละสาขาได้เพียงปลายนิ้วสัมผัสเท่านั้น อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังข้อมูลที่ถูกแก้ไขได้ถ้ามีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น

ส่วนในฝ่ายอื่น เช่น ฝ่ายบริการทางเครื่องมือนั้น เราก็ยังสามารถทำการตรวจติดตามเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานตามระบบของบริษัท เช่น ISO17025 โดยเราสามารถทำการดังกล่าวได้จากสำนักงานใหญ่ไปยังในแต่ละสาขาโดยผ่านระบบ on-line และเครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกที่ได้จัดเตรียมไว้ อีกทั้งยังสามารถออกรายงานผลการตรวจได้ตามความต้องการของผู้ประเมิน เป็นต้น ซึ่งทำให้ลดต้นทุนและประหยัดเวลา สามารถทำการตรวจติดตามได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

Security

เป็นระบบความปลอดภัยของโปรแกรม HRIS ที่สามารถกำหนดผู้เข้าใช้ระบบ เพื่อป้องกันการใช้โปรแกรมจากผู้ไม่มีสิทธิ์ โดยมีการกำหนดรูปแบบที่เป็นสัดส่วน, สามารถกำหนดบทบาท หน้าที่ (Role) ให้กับผู้ใช้งาน เพื่อให้ทราบได้ว่าผู้ใช้แต่ละคนนั้นอยู่ในบทบาทใด และมีหน้าที่อะไร, สามารถเข้าถึงและใช้งานระบบใดและหน้าจอใดได้บ้างซึ่งเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับระบบรักษาความปลอดภัยของโปรแกรม, สามารถกำหนดให้ผู้ใช้มีสิทธิ์แก้ไข Columns บาง Columns หรือไม่ไห้แก้ไข และ สามารถที่จะกำหนดได้ว่าจะให้ผู้ใช้นั้นๆมองเห็นได้ในบาง Columns หรือทั้งหมดในหน้าจอนั้น และ สามารถกำหนดได้ว่าจะให้ผู้ใช้แต่ละคนสามารถ login เข้าใช้งานเวลาใดได้บ้าง วันที่เท่าไหร่ เดือนอะไร หรือสัปดาห์ที่เท่าไหร่ของเดือน

ประโยชน์ของการนำ HRIS มาใช้คือ

  1. ทำให้ HR สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ และลดงานประจำที่ไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับองค์กรโดยรวม โดยมีตัวชี้วัดที่สำคัญ เช่น การลดต้นทุน/ROI ได้รับผลตอบแทนหรือมูลค่าเพิ่ม ขยายงาน/เพิ่มการผลิต ประสิทธิภาพของคนสูงขึ้น
  2. พนักงานและผู้บริหารจะได้รับการ บริหารและคำปรึกษาในงาน HR ที่รวดเร็ว และมีคุณภาพ ก่อให้เกิดความพึงพอใจและทำให้ HR ได้รับความเชื่อถือไว้วางใจในองค์กร
  3. งานด้านบริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้กำลังพลน้อยลง ซึ่งจะส่งผลให้ค่าใช้จ่ายในงานบริการพนักงานและการดำเนินกระบวนการทาง HR น้อยลง เนื่องจาก ลดการให้บริการข้อมูลแบบ Manual ลดเวลาในการให้บริการของเจ้าหน้าที่ ลดเอกสารรายงานเพื่อส่งข้อมูลให้ดูย้อนหลัง
  4. ข้อมูลออนไลน์ ทำให้เจ้าหน้าที่ HR ไม่ต้องรอข้อมูลสำคัญจากหน่วยงาน และอนุญาตให้พนักงานสามารถแก้ไขของตนเองได้ตลอดเวลา
  5. เป็นประโยชน์ต่อบริษัทในการพัฒนา เครื่องมือในการบริหาร งานบุคคลในอนาคต เช่น การปรับปรุงโครงสร้างเงินเดือน ที่แข่งขันได้ในตลาดแรงงาน การปรับปรุงโครงสร้างองค์กรที่มีประสิทธิภาพต่อการใช้และพัฒนาบุคลากร
  6. ช่วยให้บริษัทมีข้อมูลรวมโดยละเอียดเกี่ยวกับบุคลากร เพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ
  7. ช่วยให้งานในศูนย์บริการพนักงานรวดเร็ว มีประสิทธิภาพดีและถูกต้องแม่นยำ
  8. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการรักษา บำรุง และพัฒนาระบบบริหารข้อมูลบุคลากรโดยรวม
  9. งาน HRจะถูกพลิกโฉมหน้าให้มามีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้า และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เป็นอุปสรรคต่อการดำเนินธุรกิจซึ่งจะเป็นหัวใจสำคัญต่อการดำเนินงาน
  10. การบริหารการปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices)
  11. การบริหารคุณค่า (Values Based)
  12. พัฒนาความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity)
  13. การจัดเก็บและรวบรวมความรู้ (Collective Knowledge)
  14. การสร้างฐานความรู้ขององค์กรแห่งการเรียนรู้ (Knowledge – based Learning)

สรุป

การนำระบบ HRIS มาใช้นั้นสามารถทำให้การบริหารทรัพยากรมนุษย์ของเรามีความรวดเร็วขึ้น ลดต้นทุนในระยะยาว บุคลากรของเราสามารถเข้าไปใช้งานฐานข้อมูลส่วนกลางขององค์กรได้จากทุกหนแห่ง โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในบริษัทก็ได้ หรืออยู่ยังสาขาใดของบริษัทก็ได้เช่นกัน อีกทั้งยังมีระบบป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล โดยมี user login และ Password และยังมีการกำหนดสิทธิในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลด้วย อีกทั้งการทำงานของตัวโปรแกรมนั้นมีการเชื่องโยงข้อมูลในส่วนต่าง ๆ ของแต่ละโมดูลเข้าด้วยกัน เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน ซึ่งให้ได้มาในสิ่งที่องค์การต้องการอีกด้วย ดังนั้นการเลือกใช้ระบบ HRIS หรือ ERP ควรจะเลือกให้เหมาะสมกับองค์กรของเรา และต้องคำนึงถึงการขยายตัวทางธุระกิจในอนาคตขององค์กรด้วย